e-Boekhouden.nl

Inleiding
e-Boekhouden.nl is een online boekhoudpakket dat zich richt op ondernemers, verenigingen, stichtingen, accountants en boekhouders. De goedkoopste versie van e-Boekhouden.nl is gratis en de duurste kost € 24,00 euro per maand. Hierover later meer. Het boekhoudpakket is in 2003 op de markt gebracht en behoort daarmee tot de voorhoede van de online boekhoudpakketten. De website van e-Boekhouden.nl ziet er verzorgd uit, en biedt via duidelijke navigatie eenvoudig toegang tot informatie.
 
Online boekhouden
Online boekhouden is tegenwoordig de manier om je administratie  te voeren. Waar vroeger nog veel gebruik werd gemaakt van kasboeken op schrift, en in latere tijd spreadsheets zoals Excel, lijkt nu toch de kanteling plaats te vinden naar online administraties. Dit online boekhouden, ook wel eboekhouden genaamd zal de komende jaren alleen nog maar meer groeien denk ik. Vandaar de naam e-Boekhouden denk ik.

Beginnen met e-Boekhouden.nl
e-Boekhouden.nl biedt een gratis proefabonnement gedurende 14 dagen wat automatisch afloopt zonder actie van de gebruiker. Het proefaccount biedt de mogelijkheid om elektronisch boekhouden via e-Boekhouden.nl vrijblijvend uit te proberen. Aanmelding is geregeld door middel van het invullen van een klein formulier. De gebruiker mag zelf een gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. Het wachtwoord moet minimaal 6 karakters lang zijn, verder zijn er geen restricties. Zo wordt het wachtwoord ‘wachtwoord’ geaccepteerd. E-Boekhouden.nl legt hiermee de beveiliging voor een deel in handen van de gebruiker. Er valt over te discussiëren of dat een goede aanpak is. Liever zou ik zien dat slechte wachtwoorden afgekeurd worden, of een indicatie gegeven wordt van de ‘sterkte’ van het wachtwoord. Het systeem biedt als optie een tweetraps authenticatie aan middels het toezenden van een code per e-mail bij iedere inlog. Dat maakt de login procedure substantieel veiliger.

Na aanmelding kan ik direct inloggen in de beveiligde omgeving van e-Boekhouden.nl en zo kan ik binnen een minuut aan de slag.

De interface
Het kleurenschema van het boekhoudprogramma mag sober genoemd worden. Blauw en grijs zijn de hoofdtinten, aangevuld met accenten in oranje. De verschillende hoofdfuncties (waaronder ‘Boekhouden’, ‘Factureren’, ‘Beheer’ etc.) worden horizontaal weergegeven. Bij het klikken op een hoofdfunctie, wijzigt het verticale menu aan de linkerzijde. Dit menu is opgedeeld in blokjes die open- en dichtgeklapt kunnen worden, waarna de menuknoppen voor verschillende functies beschikbaar komen. De navigatie werkt prettig en intuïtief, en blijkt geen vertraging te kennen.

De boekhouding inrichten
Zonder het raadplegen van een handleiding of helpfunctie vind ik de functie om het rekeningschema (de basis van een boekhouding) in te zien. Het systeem biedt een gevuld rekeningschema van zo’n 40 rekeningen wat op het eerste gezicht de voornaamste groepen dekt. Het rekeningschema wekt de indruk dat het bedoeld is voor eenmanszaken. Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van grootboekrekeningen is echter eenvoudig en werkt intuïtief, waarmee de aanpassingen voor bijvoorbeeld een bv snel gemaakt zijn. Hierbij valt de snelheid van het systeem in positieve zin op. Schermen laden vrijwel direct en iedere handeling leidt direct tot een volgende actie.

Na het opmaken van het rekeningschema vind ik in hetzelfde menu de functie om de beginbalans van mijn e-boekhouding in te voeren. In één scherm kunnen alle saldi ingevuld worden en met één druk op de knop opgeslagen worden. Het openen van het balans-overzicht laat direct mijn wijzigingen in het rekeningschema en de ingevoerde beginsaldi zien.

Mijn volgende actie is het invoeren van mijn debiteuren en crediteuren. Ik heb van beiden een lijst in Excel. Via de knop ‘Relaties’ in het horizontale menu wissel ik naar een ander deel van e-Boekhouden. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen debiteuren en crediteuren. Deze heten beide ‘relaties’ (over het gevolg hiervan later meer). Ik kan relaties invoeren door deze in te typen. Tevens biedt e-Boekhouden.nl een importfunctie. Ik kies deze optie om mijn Excel-bestanden te importeren. Het importproces verloopt snel en ordelijk. Het systeem vereist geen specifieke opmaak van het Excel-bestand. Ik kan tijdens het importproces zelf aangeven in welke kolommen welke gegevens staan. Binnen 2 minuten heb ik al mijn debiteuren en crediteuren kunnen importeren. De standaard invoeropties bij een relatie zijn wat je mag verwachten. Naast de standaard invoervelden biedt e-Boekhouden.nl de optie om 10 extra invoervelden aan te maken.

Voor meer specialistische gegevens biedt dit uitkomst. Omdat de gegevens van mijn debiteuren en crediteuren passen binnen de standaard functie, laat ik deze optie voor nu buiten beschouwing.

Invoeren van boekstukken
Het inrichten van de elektronische boekhouding heeft mij totaal ca 10 minuten gekost. Ik ben nu klaar voor het invoeren van boekstukken. Deze optie bereik ik door naar het boekhoud-deel van het systeem te navigeren en het blokje ‘Invoeren’ te openen.

Facturen
Het blokje ‘Invoeren’ biedt een knop ‘Facturen’ om facturen in te voeren. Na hierop geklikt te hebben verschijnt het invoerformulier. Hier maak ik eerst de keuze tussen ‘Factuur ontvangen’ of ‘Factuur verstuurd’. e-Boekhouden.nl lijkt hiermee boekhoudtermen als inkoopboek, verkoopboek, debiteur en crediteur te vermijden. Vooral voor de minder geoefende boekhouder een pré. Ik kies voor ‘Factuur ontvangen’ en kan vervolgens zonder poespas de crediteur selecteren waar de factuur van afkomstig is. Het invoerscherm biedt hier tevens de optie om direct naar het invoerscherm van een relatie te gaan om zo een nieuwe leverancier in te voeren, zonder het scherm te verlaten. Dat er geen onderscheid gemaakt wordt tussen debiteuren en crediteuren is hier niet storend. Het invoeren van de basisgegevens (datum, factuurnummer, beschrijving) is zoals verwacht mag worden. Daaronder kan ik bedragen invoeren. Ik kan hier meerdere regels aanmaken om zo kosten met verschillende btw-tarieven in te voeren en kosten uit te splitsen over meerdere kostenposten. Iedere regel bestaat uit een bedrag, btw-code, btw-bedrag en tegenrekening. Het btw-bedrag wordt automatisch berekend aan de hand van het ingevoerde bedrag en de gekozen btw-code. Bij het selecteren van de tegenrekening krijg ik alle rekeningen uit het rekeningschema te zien. Dat is jammer. Het boekhoudsysteem zou kunnen volstaan door het weergeven van alleen de kostenrekeningen. Via het intypen van de rekeningcode of omschrijving kan ik echter wel snel de juiste rekening vinden. Na het klikken op de knop ‘Opslaan’ krijg ik de melding dat de factuur opgeslagen is en wordt het unieke nummer, waaronder de factuur is opgeslagen, weergegeven. Ik kan vervolgens direct de volgende factuur invoeren.

Afschriften
Het invoeren van bankafschriften kan in e-Boekhouden.nl via de knop ‘Afschrift/bonnetje’ in hetzelfde menublokje. Tevens biedt het systeem de optie om afschriften te importeren of een automatische koppeling te leggen. (hierover later meer) Bij het invoeren van een afschriftregel biedt het systeem vier opties: ‘Geld ontvangen’, ‘Geld uitgegeven’, ‘Factuurbetaling ontvangen’ en ‘Factuurbetaling verstuurd’. Ook hier vermijdt e-Boekhouden het gebruik van boekhoudtermen als ‘debet’ en ‘credit’. Omdat het verschil tussen ‘Geld ontvangen’ en ‘Factuurbetaling ontvangen’ mij niet helemaal duidelijk is, besluit ik de helpfunctie te raadplegen. Deze is te bereiken via een knop in het horizontale menu ‘Support’. Er verschijnt een nieuw scherm (het scherm waarin ik bezig was blijft hiermee staan, handig) en ik kan een trefwoord invoeren. Ik verzoek hier het systeem uitleg te geven over het verschil tussen de twee opties en ik krijg prompt 3 artikelen waarvan 1 het antwoord geeft op de vraag. Een samenvatting van de uitleg luidt: Factuurbetaling ontvangen is voor een betaling die ten behoeve van een factuur is. ‘Geld uitgegeven’ is voor de situatie dat er geen factuur ten grondslag ligt aan de betaling. Bijvoorbeeld ‘Bankkosten’. De uitleg biedt mij voldoende houvast om een maandafschrift in te voeren. Indien ik een factuurbetaling invoer, krijg ik direct de optie om een openstaande factuur te kiezen, kies ik voor een niet-factuurbetaling dan kan ik direct het btw-tarief en de tegenrekening kiezen. Tot zover geen problemen of onduidelijkheden.

Afschriften importeren
e-Boekhouden.nl claimt bestanden met afschriften van alle Nederlandse banken te kunnen importeren. Ik verzamel een selectie bestanden van bekende en minder bekende banken en probeer deze te importeren. Bij het importeren kan ik een bestand van mijn harddisk kiezen en selecteer ik om welke bankrekening binnen e-Boekhouden.nl het gaat. Zonder dat ik hoef aan te geven van welke bank het bestand afkomstig is, worden alle afschriftregels binnen enkele seconden ingelezen. Dit herhaal ik met alle bestanden; het systeem blijkt deze allemaal zonder problemen te verwerken. Na de import van ieder bestand krijg ik een overzicht van het aantal gevonden regels en het aantal regels dat direct in de boekhouding is verwerkt. Het systeem boekt factuurbetalingen automatisch weg. De niet direct verwerkte regels komen in een aparte lijst waar ik deze zelf kan toewijzen. Dit kan per stuk, maar ook een aantal regels in één keer. eBoekhouden.nl biedt, als aanvulling, de mogelijkheid om zelf automatische importregels aan te maken voor verdergaande automatisering, hier maak ik binnen deze test geen gebruik van.

Koppeling met banken
e-Boekhouden.nl biedt een automatische koppeling aan met de Rabobank, ABN-AMRO en ING bank. Ik besluit een rekening van de Rabobank te koppelen. Het koppelen blijkt na het raadplegen van een handleiding te geschieden vanuit de internetportal van de Rabobank. Het leggen van de koppeling is eenvoudig en duurt ca 2 minuten. Volgens de handleiding moeten de volgende dag de eerste afschriften in mijn online boekhouding staan. Dit blijkt de volgende ochtend inderdaad het geval. Ik vind alle transacties van de dag ervoor terug. Het is via de automatische koppeling niet mogelijk om een grotere historie binnen te halen. Omdat dit een eenmalige handeling is, biedt de importfunctie uitkomst.

Het invoeren van de boekhouding van één maand (totaal ongeveer 40 facturen en 60 bij- en afschrijvingen) kost mij circa 30 minuten. Naar mijn ervaring is dit snel. Het systeem biedt duidelijk invoerschermen, vraagt alleen relevante informatie en reageert snel.

Rapportages
Door het menublokje ‘Overzichten’ open te klappen krijg ik toegang tot de diverse rapporten. Als boekhouder vind ik hier direct de belangrijkste rapporten: Balans, Verlies & Winst en Grootboek. Deze overzichten zien eruit zoals verwacht, openen snel en zijn exporteerbaar naar pdf, Excel en csv. Voldoende voor verdere verslaglegging en rapportages voor bijvoorbeeld de jaarrekening. Hier vind ik ook een overzicht ‘Mutaties’. Hier kan ik via een uitgebreid zoekscherm alle ingevoerde facturen en afschriften terugzoeken. e-Boekhouden.nl biedt hier de optie om deze direct te wijzigen. Het tegenboeken is niet nodig, iedere wijziging wordt direct geaccepteerd. In tegenstelling tot veel andere boekhoudpakketten een prettige keuze.

Btw-aangifte
Via het menublokje ‘Aangiftes’ open ik de btw-aangifte van de maand die ik ingevoerd heb en krijg vervolgens de ingevulde aangifte op het scherm. De cijfers blijken correct te zijn. Ik kan hiervandaan de aangifte direct doorsturen naar de Belastingdienst. Omdat dit een test is, gebruik ik de functie om de aangifte naar de belastingdienst te sturen niet. De knop ‘Verstuurde aangiftes’ geeft de indruk dat hier een lijst van verstuurde aangiftes wordt opgebouwd met per aangifte de status van de aangifte. Hoewel het systeem ook opties biedt voor het vastleggen van btw bij leveringen van en aan het buitenland, met daarbij de ICP-opgave, laat ik die opties voor nu buiten beschouwing.

Overige functies
In deze test heb ik me beperkt tot het voeren van een elektronische boekhouding. Gezien de opties, handleidingen en informatie op de website biedt e-Boekhouden.nl nog andere opties zoals facturen opmaken en versturen, urenregistratie, voorraadadministratie, nieuwsbrieven versturen, koppelingen met webshops etc. Naar mijn beleving valt het online boekhoudprogramma van e-Boekhouden.nl hiermee in de categorie: volwassen boekhoudpakketten.

Compatibiliteit voor mobiele apparaten
Omdat het gebruik van tablets en smartphones voor het internet steeds meer gemeengoed is, werpen we ook een blik op dit aspect van e-Boekhouden.nl. De informatieve website is zowel op een iPad als een iPhone 6 duidelijk leesbaar en goed navigeerbaar. Hierbij valt op dat de website zich qua structuur aanpast aan het kleinere scherm van de iPhone. Het boekhoudsysteem na inloggen lijkt minder geschikt voor gebruik op een smartphone. Hoewel de menuknoppen groot genoeg en goed te bedienen zijn, blijkt het invoeren van bijvoorbeeld facturen niet prettig te werken. Dit komt vooral doordat de helft van het scherm in beslag wordt genomen door het toetsenbord. Het raadplegen van rapporten gaat hierbij wel goed. Gebruik op een tablet werkt zonder problemen.

Voor wie geschikt
De flexibiliteit van het rekeningschema en de optie om ook leveringen van en naar het buitenland correct te kunnen administreren maakt het boekhoudpakket van e-Boekhouden naar mijn visie geschikt voor vrijwel iedere onderneming binnen het mkb.

Tarieven
Het boekhoudpakket van e-Boekhouden.nl kent twee modules (boekhoudmodule en facturatiemodule) welke zowel samen als afzonderlijk afneembaar zijn. Een gebruiker betaalt hiervoor een bedrag per maand per administratie. Voor ondernemers die korter dan 15 maanden geleden gestart zijn, is zowel de boekhoudmodule als de facturatiemodule gratis. Voor zeer kleine administraties geldt er een gereduceerd tarief (€ 7,95 voor de boekhoudmodule, € 5,95 voor de facturatiemodule). De normale prijs voor de modules zonder beperkingen is € 14,50 voor de boekhoudmodule en € 9,50 voor de facturatiemodule. In vergelijking met andere online boekhoudpakketten binnen hetzelfde segment zijn de tarieven van e-Boekhouden.nl scherp.

Conclusie
e-Boekhouden.nl is een volwassen pakket tegen een scherpe prijs. Het systeem biedt zo’n beetje alle functies die nodig zijn. Wat positief opvalt zijn de intuïtieve invoerschermen, heldere support-opties en snelheid van het systeem. Het boekhoudprogramma werkt soepel, snel en zonder haperingen. Een verbeterpunt zou het verplichten van een sterk wachtwoord zijn. Dat alle gegevens iedere 10 minuten geback-upt worden is een pré.

Achtergrond auteur
Deze review is geschreven door Dolf Brouwers, 42 jaar en ex-accountant. Na de verkoop van zijn accountantsbedrijf in 2008 begeleidt Dolf tegenwoordig startende ondernemers, bedrijven in een sterke groeifase en bedrijven waarbij het financieel slecht gaat.